Nachdem Sie sich überlegt haben, aus welchen Elementen sich Ihr Vertriebsmeeting zusammensetzen soll, ist es an der Zeit, Ihre Tagesordnung zu erstellen. Ihre Tagesordnung ist der Fahrplan für Ihr Vertriebsmeeting, daher ist es wichtig, die Details im Voraus festzulegen.

Auch wenn sich jedes Vertriebsmeeting in Bezug auf Aktualisierungen, Diskussionen und Ort unterscheidet, ist es wichtig, ein standardisiertes Format für Ihre Tagesordnung zu entwickeln. Aus Sicht der Mitarbeiterbindung hilft eine klar definierte Tagesordnungsstruktur den Sales-Mitarbeitern, genau zu verstehen, was von ihnen erwartet wird und welchen Nutzen sie aus der Teilnahme an dem Meeting ziehen können. Es fällt den Teammitgliedern leichter, sich aktiv an einer Besprechung zu beteiligen, wenn sie genau wissen, welche Themen behandelt werden.

Für die meisten Teams sind Vertriebsmeetings der ideale Zeitpunkt, um den aktuellen Leistungsstand, wichtige Aktualisierungen und zukünftige Ziele zu besprechen. Eine Tagesordnung für ein Vertriebsmeeting könnte etwa so aussehen:

• Verkünden und besprechen Sie Erfolge – Ein guter Start in die Vertriebsmeetings ist wichtig, um die Mitarbeiter zu motivieren, ein optimistisches Umfeld zu schaffen und Ihr Team zu Höchstleistungen zu motivieren. Versuchen Sie, das Meeting zu eröffnen, indem Sie sowohl individuelle als auch teamweite Erfolge vorstellen, um den Ton für den Rest der Diskussion festzulegen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, die spezifischen Faktoren zu nennen, die zu ihren Erfolgen beigetragen haben, damit andere ihre Leistung nachahmen können.

• Informieren Sie über den aktuellen Stand der Dinge – Bevor Sie auf alle wichtigen Details eingehen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um einen Einblick in allgemeinere Neuigkeiten zu geben. Das können z. B. Unternehmensnachrichten, Änderungen der Richtlinien, neue Tools, Technologien oder Marketingaktivitäten sein. Es ist wichtig, dass die Sales-Mitarbeiter über alle sich ändernden Geschäftsziele oder -strategien auf dem Laufenden bleiben und die Entscheidungen hinter diesen Anpassungen verstehen. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie auf dem Laufenden sind, fühlen sie sich wohler und haben mehr Vertrauen in die Führungskräfte ihres Unternehmens. Dies verbessert auch die Transparenz und die allgemeine Unternehmenskultur, da informierte Mitarbeiter das Gefühl haben, mitreden zu können.

• Leistungsüberprüfung – Ein detaillierter Überblick über die Leistung Ihres Teams ist wichtig, um Ziele zu erreichen und bei Problemen den Kurs zu korrigieren. Ihre Vertriebsmeetings sollten jedoch keinen detaillierten Überblick über jede einzelne Kennzahl enthalten, die Sie messen, insbesondere wenn Sie sie wöchentlich abhalten. Wählen Sie stattdessen vier oder fünf wichtige Leistungskennzahlen aus und geben Sie einen Überblick darüber, wie das Team abschneidet. Dies ist eine weitere gute Gelegenheit für die Vertriebsmitarbeiter, auf der Grundlage aktueller Leistungskennzahlen zu besprechen, was funktioniert und was nicht. Überprüfen Sie hier auch spezifischere Vertriebsaktivitäten, denn so können Sie ineffiziente oder zeitaufwändige Aufgaben identifizieren, die möglicherweise nicht gut in den Prozess Ihres Teams passen. Moderne Tools mit leistungsstarken Dashboards für den Vertrieb machen dies zum Kinderspiel, denn sie ermöglichen es Ihnen, Metriken und Leistung in Echtzeit an einem Ort zu überprüfen, anstatt vor jedem Meeting Daten zu suchen und zu konsolidieren.

• Präsentieren Sie Ihre Pipeline – Ihre Vertriebs-Pipeline ist komplex und verändert sich ständig. Daher lohnt es sich, einige wichtige Verkaufschancen herauszufiltern, die sich in einem bestimmten Stadium befinden oder ganz verworfen werden sollten. Natürlich muss nicht jede Verkaufschance hervorgehoben werden, aber die Untersuchung derjenigen, die (aus dem einen oder anderen Grund) von Bedeutung sind, wird Ihrem Team unterschiedlich helfen. Sie können sich ein Bild davon, was mit den potenziellen Kunden passiert, gemeinsam überlegen, wie ein Geschäft vorangebracht werden kann, oder Erkenntnisse zu gewinnen, die die Effizienz steigern. Aus diesem Grund ist es von Vorteil, Tools zu implementieren, die Ihrem Team dabei helfen, herauszufinden, welche Vertriebsaktivitäten den größten Einfluss auf die Leistung und den Umsatz des Mitarbeiters haben. Mit fortschrittlichen Lösungen für das Pipeline-Management können Sie beispielsweise jede Aktivität innerhalb Ihres Vertriebsprozesses nahtlos nachverfolgen und genau ermitteln, wie sie sich auf Ihre gesamte Pipeline auswirkt. Mit diesen detaillierten Informationen können Manager die Pipeline besser überwachen, verwalten und den Vertretern präsentieren, um die Vorhersagbarkeit und Effizienz zu verbessern.

• Beantworten Sie die Fragen der Mitarbeiter und führen Sie ein Brainstorming durch – Mitarbeiter sollten sich immer wohl fühlen, wenn sie ihre Meinungen, Bedenken und Fragen in einem Vertriebsmeeting äußern. Wenn ein Mitarbeiter bei einem bestimmten Teil des Prozesses verwirrt ist, ist es wahrscheinlich, dass andere es auch sind. Die Möglichkeit zur Diskussion sollte immer Priorität haben, da die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter unglaublich wertvoll sind – für die anderen Kollegen, für die Führungskräfte und für das Unternehmen als Ganzes. Auf diese Weise können die Manager im nächsten Schritt auch relevante Schulungen durchführen, da dringende Probleme im Vordergrund stehen werden.

• Teamweite Schulungen – Kontinuierliche Verbesserungen sind für den Erfolg Ihrer Vertriebsteams unerlässlich. Selbst die erfahrensten Vertriebsmitarbeiter benötigen Auffrischungen zu Prozessen, Tools und bewährten Verfahren. Besonders diejenigen, die noch neu im Vertrieb oder in Ihrem Unternehmen sind, brauchen mehr als nur eine Einarbeitung, um erfolgreich zu sein. Widmen Sie einen Teil Ihrer Vertriebsbesprechung der Auffrischung von Techniken, mit denen Ihre Mitarbeiter noch Schwierigkeiten haben, oder neuen Tipps zur Verbesserung ihrer Effektivität. Das funktioniert viel einfacher, wenn Sie über Vertriebstools verfügen, mit denen Sie Chancen oder Geschäftsrisiken in Echtzeit erkennen und entsprechend handeln können. Setzen Sie also Technologien ein, die Ihnen die Entscheidung abnehmen, in welchen Bereichen eine weitere Schulung sinnvoll ist.