8 wichtige Faktoren für die Wahl Ihres ersten CRM-Systems

8 wichtige Faktoren für die Wahl Ihres ersten CRM-Systems

„Sales Excellence” powered by Rocking Sales, dem Blog zum Thema Vertrieb

Die Auswahl und Implementierung des ersten Customer Relationship Management Systems (CRM) ist für junge, wachstumsstarke Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Auch wenn das CRM-System keine Geschäfte für Sie abschließt, so spielt es doch eine wichtige Rolle bei der Fähigkeit Ihres Vertriebsteams, die richtigen Interessenten zum richtigen Zeitpunkt anzusprechen und sicherzustellen, dass keine potenziellen Geschäfte verloren gehen. Da Startups bei der Bewertung potenzieller CRM-Lösungen ganz andere Kompromisse eingehen müssen als etablierte Unternehmen, kann man sich schnell verloren fühlen.

Weil es einige essenzielle Punkte bei der Entscheidungsfindung des richtigen CRM-Systems gibt, wollen wir Ihnen in dem heutigen Blog-Beitrag zur Hand gehen. Dazu haben wir 8 wichtige Faktoren aufbereitet, die Sie bei der Auswahl unbedingt beachten sollten:

1. Komplexität und Kosten der Implementierung

Die meisten Unternehmen in der Anfangsphase verfügen nicht über die Ressourcen, die sie für die CRM-Implementierung aufwenden können. Achten Sie auf ein CRM, das Sie schnell implementieren können und das keine umfangreichen Anpassungen erfordert.  Machen Sie sich klar, wie viel Aufwand erforderlich ist, um das System zum Laufen zu bringen und kalkulieren Sie die potenziellen Kosten für einen Implementierungsanbieter mit ein.

2. Einfache Einführung und Nutzung

Die Mitarbeiter von Start-ups, aber auch etablierter Unternehmen sind ständig überlastet.  Da bleibt oft nicht viel Zeit, um ein neues, komplexes Softwareprogramm zu erlernen. Suchen Sie nach einem CRM, das sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und hochwertige Schulungsmaterialien auszeichnet, oder beginnen Sie mit einem Programm, das Ihr Team bereits in anderen Unternehmen verwendet hat. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Software testen, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben. Praktisch alle CRM-Anbieter bieten kostenlose Testphasen an und einige können auch Schulungen für neue Benutzer anbieten.

3. Simplizität und Kosten der fortlaufenden Verwaltung

Ihr Unternehmen ist dynamisch und Sie werden sich ständig testen, verbessern und weiterentwickeln.  Folglich müssen Sie zwangsläufig Ihre Vertriebsabläufe und die Art und Weise, wie Sie Informationen im CRM-System verwalten, anpassen. Überlegen Sie, wie einfach es sein wird, das CRM-System zu aktualisieren und zu pflegen, wenn sich Ihr Unternehmen anpasst. Es bringt nichts, sich den günstigsten Anbieter zu suchen, wenn Sie im Nachhinein astronomische Kosten für die Umstellung ihrer ganzen Infrastruktur haben.

4. Integration mit anderen Marketing-, Vertriebs- und Account-Management-Tools

Eine der Stärken vieler CRM-Lösungen ist das riesige Ökosystem an Tools und Anwendungen von Drittanbietern, die sich nahtlos in das System integrieren lassen.  Wenn Sie bereits andere Tools kennen, die Sie integrieren möchten, sollten Sie sich vergewissern, ob die Verbindung besteht oder ob Sie Ihre eigene Lösung anpassen müssen.  Die Anpassung kann oft einen erheblichen technischen Aufwand und Kosten verursachen.

5. Native Berichts- und Analysefunktionen

Wie einfach ist es, Ihre KPIs innerhalb des CRM-Systems zu erfassen und darüber zu berichten?  Gibt es robuste Prognosefunktionen, die Ihnen helfen zu verstehen, ob Sie Ihre Ziele erreichen werden? Sind die Berichtskomponenten flexibel und lassen sich leicht anpassen, wenn Sie die richtigen Kennzahlen für die Nachverfolgung im Laufe der Zeit festlegen, oder müssen Sie Ihre Daten einfach in Excel exportieren und dort den Großteil der Arbeit erledigen?

6. Das richtige Preis-Leistungs-Verhältnis finden

Wenn der Cash Burn eine Rolle spielt, sollten Sie bei der Auswahl des CRM auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis achten. In der Anfangsphase kann eine Freemium-Lösung die beste Lösung sein, mit der Option, auf kostenpflichtige Funktionen aufzurüsten, sobald Sie diese benötigen. Viele CRM Entwickler bieten diese Option mittlerweile an. Sie sollten sich aber auch darüber im Klaren sein, dass Sie heute wahrscheinlich Vorlaufkosten aufschieben und dafür spätere Migrationskosten in Kauf nehmen müssen.

7. Mobile Funktionalität

Immer mehr Mitarbeiter brauchen heute auch außerhalb des Büros Zugriff auf Ihre Geschäftsdaten. Wenn Sie und Ihr Team viel Zeit im Außendienst verbringen, möchten Sie wahrscheinlich ein CRM, das eine gute Schnittstelle für den mobilen Zugriff und die Datenverwaltung bietet. Stichpunkte sind hier insbesondere auch Cloud-Dienste und optional mobile Apps, mit denen Sie die unternehmerischen Prozesse beschleunigen und dadurch mehr Zeit für wichtige Aufgaben erhalten. 

8. Flexibilität und Skalierbarkeit

Sie möchten ein CRM auswählen, das mit Ihnen wachsen kann. Prüfen Sie Ihre Wachstumspläne und wählen Sie eine Lösung, die flexibel genug ist, um Ihre Anforderungen mindestens für die nächsten 12-24 Monate zu erfüllen.  Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Sie heute ein CRM-System aufbauen, das in 6 Monaten ersetzt werden muss. Die Migration ist ein kostspieliges Unterfangen, das in der Regel teurer ist als die Erstinstallation. Planen Sie voraus und bauen Sie für die Zukunft.

Fazit

Es ist keine Untertreibung, das CRM als Herzstück eines jeden Unternehmen mit Kundenkontakt zu bezeichnen. Deswegen sollte es auch in keinem Unternehmen mit Wachstumsambitionen fehlen. Durch die riesige Auswahl an Anbietern ist es oft nicht leicht, den passenden darunter zu finden, doch die Zeit für die Entscheidungsfindung lohnt sich und wenn Sie sich an die von uns vorgestellten Punkte halten, sollte das Unterfangen sehr viel einfacher werden. Eine CRM alleine wird natürlich nicht auf magische Weise zu qualifizierten Leads führen, kann aber in Kombination mit einem starken Vertrieb definitiv für mehr Übersicht in der Kommunikation und den Kundenbeziehungsprozessen.

Hermina Deiana
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