Wie plant man ein wirkungsvolles Vertriebsmeeting im Team? – Teil 1

Wie plant man ein wirkungsvolles Vertriebsmeeting im Team? - Teil 1

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Die meisten Vertriebsteams wissen, wie wichtig regelmäßige Vertriebsmeetings sind: Wenn sie ordnungsgemäß durchgeführt werden, bereiten sie jeden Vertriebsmitarbeiter auf den Erfolg vor und stimmen ihn auf die allgemeinen Unternehmensziele ab. Vertriebsmanager und Führungskräfte nutzen diese Zeit, um neue oder veränderte Strategien zu kommunizieren, die Moral des Teams zu stärken und Transparenz in die Vertriebsabläufe zu bringen.

Die richtige Vorgehensweise kann jedoch eine Herausforderung sein, insbesondere für Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten. Vertriebsleiter tun sich manchmal schwer damit, festzulegen, was in jeder Besprechung enthalten sein sollte, um Effizienz und Produktivität zu gewährleisten, ohne die Kameradschaft und Zusammenarbeit zu beeinträchtigen.

Im ersten Teil unserer zweiteiligen Reihe werden wir einen genauen Blick darauf werfen, wie Ihr Team von effektiven Vertriebsmeetings profitiert und was Ihre nächste erfolgreiche Besprechung beinhalten sollte.

Vorteile effektiver Vertriebsmeetings

Vertriebsbesprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Einbindung und Unterstützung von Vertriebsmitarbeitern. Schließlich ist jeder Vertriebsmitarbeiter Teil eines größeren Vertriebsteams, das in ein noch größeres Unternehmen eingebettet ist – die Verknüpfung der Bemühungen und Leistungen mit den übergeordneten Unternehmensinitiativen ist daher entscheidend für die Ausrichtung.

Effektive Vertriebsbesprechungen bieten nicht nur die dringend benötigte Gelegenheit, die IST-Situation Ihres Unternehmens zu bewerten, sondern bieten auch zahlreiche andere Vorteile:

  • Steigerung des Engagements und der Zufriedenheit der Mitarbeiter – Wenn sich die Vertriebsmitarbeiter sowohl gegenüber dem Unternehmen als auch gegenüber ihrem eigenen Team verantwortlich fühlen, gewinnen sie ein Gefühl der Wertschätzung und des Stolzes in ihrer Arbeit. Bei Vertriebsmeetings können sich die Führungskräfte Zeit nehmen, um die Erfolge der Mitarbeiter anzuerkennen und ihre Misserfolge oder Herausforderungen auf konstruktive Weise anzusprechen. Wo sie sich sonst vielleicht übersehen, unterschätzt oder nicht engagiert fühlen, ermöglicht ein effektives Vertriebsmeeting den Mitarbeitern, sich zu den täglichen Abläufen, Prozessen, Kunden, Ressourcen und mehr zu äußern.
 
  • Stärkung der Teammitglieder – Etablierte Prozesse und Hilfsmittel sind für jedes erfolgreiche Vertriebsteam von entscheidender Bedeutung. Vertriebsmeetings helfen Managern und Führungskräften dabei, eine ordnungsgemäße Einführung und Schulung zu Prozessen, Technologien und Richtlinien sicherzustellen. Dadurch haben die Mitarbeiter alles, was sie für ihre Königsdisziplin benötigen: verkaufen.
 
  • Stärkung der Teammoral – Vertriebsmitarbeiter bauen ihre Fähigkeiten weiter aus, wenn sie ausreichend Zeit haben, um Ideen auszutauschen, Probleme zu lösen und ihre Erfahrungen zu teilen. Ein effektives Vertriebsmeeting ermöglichen Diskussionen unter Gleichgesinnten, das Feiern von Erfolgen und den Austausch von Zielen, um ein Gefühl des gegenseitigen Vertrauens und Verständnisses zu fördern. Vertriebsmitarbeiter können sich über bewährte Verfahren austauschen und ihren Kollegen Ratschläge geben, um sich gegenseitig zu helfen, ihre Praxis zu verbessern.
 
  • Erhöhung der Transparenz – Transparenz bei wichtigen Geschäftsentscheidungen, Strategieanpassungen und neuen Prozessen schafft eine Kultur des gegenseitigen Respekts, der Motivation und der Zufriedenheit. Vertriebsmitarbeiter sind da keine Ausnahme. Vertriebsleiter und Manager können Meetings nutzen, um die Gründe für (große und kleine) Änderungen zu erläutern, damit ihre Mitarbeiter immer auf dem Laufenden sind.
 
  • Bessere Verkaufsergebnisse – Wirkungsvolle Vertriebsmeetings konzentrieren sich auf die Entwicklung der Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und deren Wissen über Ihre Produkte und Dienstleistungen. Außerdem geben sie den Teammitgliedern den richtigen Weg vor, um produktiver und effizienter zu werden. Dadurch lässt sich ihre Quote erheblich steigern. Da Vertriebsmeetings Raum und Zeit für ein umfassenderes Coaching (z. B. Feedback, bewährte Verfahren) für das gesamte Team bieten, kann jeder Mitarbeiter Schritt halten und seine Ziele erreichen.

Wichtige Elemente eines Vertriebsmeetings

Die Komponenten, die Sie in Ihre Vertriebsmeetings einbeziehen, sollten zwar von Ihren individuellen Geschäftszielen, Zielsetzungen, Teammitgliedern, Herausforderungen und Ihrem idealen Kundenstamm abhängen, aber es gibt einige gemeinsame Elemente, die Sie immer berücksichtigen sollten:

  • Nützlichkeit und Wert – Vertriebsmitarbeiter sind vielbeschäftigte Menschen: Tatsächlich verbringen sie im Durchschnitt nur etwa 23 % ihrer Zeit mit dem eigentlichen Verkauf. Der Rest der Arbeitswoche wird für die Planung, die Teilnahme an internen Besprechungen, Reisen und die Erledigung von Verwaltungsaufgaben verwendet. Es kann verlockend sein, Ihr Team zu versammeln, um jeden kleinen Erfolg, jedes Feedback oder jedes potenzielle Problem mitzuteilen, aber das behindert die Produktivität und frustriert die ohnehin schon vielbeschäftigten Mitarbeiter. Idealerweise sollten Sie nur dann ein tatsächliches Vertriebsmeeting abhalten, wenn Sie nach reiflicher Überlegung zu dem Schluss kommen, dass es für Ihr Team vorteilhafter ist als ein Update per E-Mail. Eine gute Faustregel ist, dass Sie nur dann ein strukturiertes Vertriebsmeeting abhalten sollten, wenn die Informationen für Ihre Mitarbeiter bei den täglichen Aufgaben und Herausforderungen von Nutzen sind.
 
  • Einbeziehung des Teams – Vor einem Vertriebsmeeting sollten Sie genau planen, wie Ihre Mitarbeiter eingebunden werden sollen, und diesen Plan nach Möglichkeit im Vorfeld mit ihnen teilen. Vertriebsbesprechungen sollten nicht nur einseitige Vorträge von Managern sein, sondern auch ein offenes Forum für die Beteiligung und Diskussion des Teams. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, Fragen zu stellen, ihre Erfahrungen mitzuteilen und Lösungen für gemeinsame Herausforderungen zu finden. Unter Umständen kann es helfen, vorab in den Meetings „Warm-Up“ Übungen durchzuführen, um die Stimmung zu lockern und den bestmöglichen Einstieg in das Meeting zu ermöglichen.
 
  • Potenzielle Erkenntnisse – Der Austausch von Erkenntnissen sollte auch in Ihren Vertriebsbesprechungen in beide Richtungen erfolgen. Für Vertriebsleiter und -manager bedeutet dies, dass sie das Team über Bereiche auf dem Laufenden halten müssen, zu denen sie selbst vielleicht keinen Zugang haben. Dazu gehören z. B. aktuelle Entwicklungen im gesamten Unternehmen, neue Marketinginitiativen, Produktänderungen, Branchentrends, Teamleistungen und wichtige Prognosemetriken. Für die Vertriebsmitarbeiter kann dies bedeuten, dass sie sich über das Feedback von potenziellen Kunden, die täglichen Herausforderungen und Lösungen sowie die Fortschritte bei den Verkaufszielen austauschen. Manager können auch alle Erkenntnisse aus Verkaufsgesprächen besprechen, was ihnen die Möglichkeit zu einem teamweiten Coaching bietet.
 
  • Erwartete Kadenz – Die Häufigkeit und Länge der einzelnen Vertriebsmeetings liegt in Ihrem Ermessen und kann je nach Jahreszeit, Leistung, Teamgröße oder Anzahl der Aktualisierungen erheblich variieren. Die meisten Unternehmen halten vierteljährliche oder All-Hands-Vertriebsmeetings ab, die länger dauern und aus ausführlicheren Präsentationen und Diskussionen bestehen. Sie führen auch kürzere, häufigere (z. B. wöchentliche) Besprechungen durch, um die Mitarbeiter schnell über wichtige Ereignisse zu informieren und ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen. Unabhängig davon, für welchen Rhythmus Sie sich entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass Sie Vertriebsmeetings nicht nur um ihrer selbst willen abhalten. Dies ist nämlich ein schneller und einfacher Weg, um unmotivierte Mitarbeiter zu garantieren.

Abschließende Gedanken

Durch die Darstellung der Vorteile eines effektiven Vertriebsmeetings und die Hervorhebung wichtiger Elemente darin, haben Sie erste Insights bekommen. Mit diesem neuen Wissen können Sie ihre Meetings bereits optimieren und sollten in den ersten Wochen Erfolge vernehmen. Je besser Sie verstehen, was, wie und warum in Ihren Meetings behandelt werden soll, desto leichter wird es sein, diesen wesentlichen Teil der Kommunikation zu Ihrem Vorteil zu nutzen.

Im zweiten Teil unserer Reihe füllen wir die fehlenden Wissenlücken und zeigen Ihnen nächste Woche am 21.03.2022 wie man eine effektive Tagesordnung erstellt. Zusätzlich bieten wir Ihnen einige Pro-Tipps zur Steigerung des Engagements Ihrer Mitarbeiter. Seien Sie gespannt!

To be continued….

Hermina Deiana
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Hermina Deiana | Public Relations Consultant MarketDialog GmbH
hermina.deiana@marketdialog.com

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