Wie plant man ein wirkungsvolles Vertriebsmeeting im Team? – Teil 2

Wie plant man ein wirkungsvolles Vertriebsmeeting im Team? - Teil 2

„Sales Excellence” powered by Rocking Sales, dem Blog zum Thema Vertrieb

In dem ersten Teil unserer zweiteiligen Blogreihe zum Thema Vertriebsmeeting sind wir auf die Wichtigkeit von effizienten Meetings eingegangen und welche Elemente Sie berücksichtigen müssen, um jeden Mitarbeiter abzuholen. Heute werden wir beleuchten, wie Sie eine ideale Tagesordnung zusammenstellen und wie mit einigen Tipps das große Problem der Motivationslosigkeit in Meetings gelöst werden kann.

Wie man eine gute Tagesordnung für das Vertriebsmeeting erstellt

Nachdem Sie sich überlegt haben, aus welchen Elementen sich Ihr Vertriebsmeeting zusammensetzen soll, ist es an der Zeit, Ihre Tagesordnung zu erstellen. Ihre Tagesordnung ist der Fahrplan für Ihr Vertriebsmeeting, daher ist es wichtig, die Details im Voraus festzulegen.

Auch wenn sich jedes Vertriebsmeeting in Bezug auf Aktualisierungen, Diskussionen und Ort unterscheidet, ist es wichtig, ein standardisiertes Format für Ihre Tagesordnung zu entwickeln. Aus Sicht der Mitarbeiterbindung hilft eine klar definierte Tagesordnungsstruktur den Sales-Mitarbeitern, genau zu verstehen, was von ihnen erwartet wird und welchen Nutzen sie aus der Teilnahme an dem Meeting ziehen können. Es fällt den Teammitgliedern leichter, sich aktiv an einer Besprechung zu beteiligen, wenn sie genau wissen, welche Themen behandelt werden.

Für die meisten Teams sind Vertriebsmeetings der ideale Zeitpunkt, um den aktuellen Leistungsstand, wichtige Aktualisierungen und zukünftige Ziele zu besprechen. Eine Tagesordnung für ein Vertriebsmeeting könnte etwa so aussehen:

  • Verkünden und besprechen Sie Erfolge – Ein guter Start in die Vertriebsmeetings ist wichtig, um die Mitarbeiter zu motivieren, ein optimistisches Umfeld zu schaffen und Ihr Team zu Höchstleistungen zu motivieren. Versuchen Sie, das Meeting zu eröffnen, indem Sie sowohl individuelle als auch teamweite Erfolge vorstellen, um den Ton für den Rest der Diskussion festzulegen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, die spezifischen Faktoren zu nennen, die zu ihren Erfolgen beigetragen haben, damit andere ihre Leistung nachahmen können.
  • Informieren Sie über den aktuellen Stand der Dinge – Bevor Sie auf alle wichtigen Details eingehen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um einen Einblick in allgemeinere Neuigkeiten zu geben. Das können z. B. Unternehmensnachrichten, Änderungen der Richtlinien, neue Tools, Technologien oder Marketingaktivitäten sein. Es ist wichtig, dass die Sales-Mitarbeiter über alle sich ändernden Geschäftsziele oder -strategien auf dem Laufenden bleiben und die Entscheidungen hinter diesen Anpassungen verstehen. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie auf dem Laufenden sind, fühlen sie sich wohler und haben mehr Vertrauen in die Führungskräfte ihres Unternehmens. Dies verbessert auch die Transparenz und die allgemeine Unternehmenskultur, da informierte Mitarbeiter das Gefühl haben, mitreden zu können.
  • Leistungsüberprüfung – Ein detaillierter Überblick über die Leistung Ihres Teams ist wichtig, um Ziele zu erreichen und bei Problemen den Kurs zu korrigieren. Ihre Vertriebsmeetings sollten jedoch keinen detaillierten Überblick über jede einzelne Kennzahl enthalten, die Sie messen, insbesondere wenn Sie sie wöchentlich abhalten. Wählen Sie stattdessen vier oder fünf wichtige Leistungskennzahlen aus und geben Sie einen Überblick darüber, wie das Team abschneidet. Dies ist eine weitere gute Gelegenheit für die Vertriebsmitarbeiter, auf der Grundlage aktueller Leistungskennzahlen zu besprechen, was funktioniert und was nicht. Überprüfen Sie hier auch spezifischere Vertriebsaktivitäten, denn so können Sie ineffiziente oder zeitaufwändige Aufgaben identifizieren, die möglicherweise nicht gut in den Prozess Ihres Teams passen. Moderne Tools mit leistungsstarken Dashboards für den Vertrieb machen dies zum Kinderspiel, denn sie ermöglichen es Ihnen, Metriken und Leistung in Echtzeit an einem Ort zu überprüfen, anstatt vor jedem Meeting Daten zu suchen und zu konsolidieren.
  • Präsentieren Sie Ihre Pipeline – Ihre Vertriebs-Pipeline ist komplex und verändert sich ständig. Daher lohnt es sich, einige wichtige Verkaufschancen herauszufiltern, die sich in einem bestimmten Stadium befinden oder ganz verworfen werden sollten. Natürlich muss nicht jede Verkaufschance hervorgehoben werden, aber die Untersuchung derjenigen, die (aus dem einen oder anderen Grund) von Bedeutung sind, wird Ihrem Team unterschiedlich helfen. Sie können sich ein Bild davon, was mit den potenziellen Kunden passiert, gemeinsam überlegen, wie ein Geschäft vorangebracht werden kann, oder Erkenntnisse zu gewinnen, die die Effizienz steigern. Aus diesem Grund ist es von Vorteil, Tools zu implementieren, die Ihrem Team dabei helfen, herauszufinden, welche Vertriebsaktivitäten den größten Einfluss auf die Leistung und den Umsatz des Mitarbeiters haben. Mit fortschrittlichen Lösungen für das Pipeline-Management können Sie beispielsweise jede Aktivität innerhalb Ihres Vertriebsprozesses nahtlos nachverfolgen und genau ermitteln, wie sie sich auf Ihre gesamte Pipeline auswirkt. Mit diesen detaillierten Informationen können Manager die Pipeline besser überwachen, verwalten und den Vertretern präsentieren, um die Vorhersagbarkeit und Effizienz zu verbessern.
  • Beantworten Sie die Fragen der Mitarbeiter und führen Sie ein Brainstorming durch – Mitarbeiter sollten sich immer wohl fühlen, wenn sie ihre Meinungen, Bedenken und Fragen in einem Vertriebsmeeting äußern. Wenn ein Mitarbeiter bei einem bestimmten Teil des Prozesses verwirrt ist, ist es wahrscheinlich, dass andere es auch sind. Die Möglichkeit zur Diskussion sollte immer Priorität haben, da die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter unglaublich wertvoll sind – für die anderen Kollegen, für die Führungskräfte und für das Unternehmen als Ganzes. Auf diese Weise können die Manager im nächsten Schritt auch relevante Schulungen durchführen, da dringende Probleme im Vordergrund stehen werden.
  • Teamweite Schulungen – Kontinuierliche Verbesserungen sind für den Erfolg Ihrer Vertriebsteams unerlässlich. Selbst die erfahrensten Vertriebsmitarbeiter benötigen Auffrischungen zu Prozessen, Tools und bewährten Verfahren. Besonders diejenigen, die noch neu im Vertrieb oder in Ihrem Unternehmen sind, brauchen mehr als nur eine Einarbeitung, um erfolgreich zu sein. Widmen Sie einen Teil Ihrer Vertriebsbesprechung der Auffrischung von Techniken, mit denen Ihre Mitarbeiter noch Schwierigkeiten haben, oder neuen Tipps zur Verbesserung ihrer Effektivität. Das funktioniert viel einfacher, wenn Sie über Vertriebstools verfügen, mit denen Sie Chancen oder Geschäftsrisiken in Echtzeit erkennen und entsprechend handeln können. Setzen Sie also Technologien ein, die Ihnen die Entscheidung abnehmen, in welchen Bereichen eine weitere Schulung sinnvoll ist.

Motivationsideen für Ihr Team während dem Vertriebsmeeting

Eine häufige Herausforderung für Vertriebsleiter und -manager besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen dem Erkennen und Lösen von Problemen und der Motivation ihrer Mitarbeiter in ihren Vertriebsbesprechungen zu finden. Es ist zwar wichtig, Probleme anzusprechen, die sich auf die Leistung auswirken, aber ebenso wichtig ist es, die Vertriebsmitarbeiter zu motivieren und zu begeistern. Versuchen Sie, einige dieser Best Practices in Ihrem nächsten Verkaufsgespräch umzusetzen:

  • Wählen Sie einen “Champion” und bereiten Sie ihn vor – Natürlich ist ein offenes Diskussionsformat hervorragend geeignet, um die Zusammenarbeit zu fördern und zu zeigen, dass Sie die Meinung Ihrer Mitarbeiter schätzen. Aber jeder erfahrene Vertriebsleiter oder Manager weiß, dass eine völlig offene Diskussion sehr schnell unübersichtlich werden kann. Wenn die erste Person, die das Wort ergreift, eine Meinung vertritt oder in eine andere Richtung geht, folgen die anderen oft ihrem Beispiel. Das wirkt sich auf die Wahrnehmung der Gruppe oder dem Team aus und kann aus der Bahn werfen. Um das zu verhindern, sollten Sie im Vorfeld der Besprechung einen sogenannten ‚Champion‘ bestimmen. Dieser spezielle Vertriebsmitarbeiter wird die Diskussion auf der Grundlage der zuvor vorbereiteten Themen in die richtige Richtung lenken und dazu beitragen, dass die Gruppe konstruktiv und zielgerichtet kommuniziert.
  • Stellen Sie gezielte Fragen – Wenn Manager eine allgemeine Frage an die gesamte Gruppe stellen, stoßen sie häufig auf leere Blicke oder auf mehrere Mitarbeiter, die sich gegenseitig von ihrem richtigen Standpunkt überzeugen wollen. Versuchen Sie stattdessen, spezifische Fragen (basierend auf Leistungsdaten und Erfahrungen) an bestimmte Personen zu stellen. Damit stellen Sie nicht nur sicher, dass Ihre Fragen beantwortet werden, sondern verpflichten die Mitarbeiter auch dazu, zu jeder Sitzung gut vorbereitet zu erscheinen. Es zeigt Ihrem Team auch, dass Sie die Meinung aller schätzen, nicht nur die der Mitarbeiter mit den lautesten Stimmen.
  • Seien Sie immer pünktlich – Vertriebsmitarbeiter haben oft mit Kunden zu tun, die ständig zu spät kommen oder unpünktlich sind, was frustrierend ist und sich negativ auf ihre Produktivität auswirkt. Zeigen Sie ihnen, dass Sie ihre Zeit und Energie respektieren, indem Sie Vertriebsmeetings pünktlich beginnen und beenden. Teilen Sie ihnen im Voraus mit, wie lange die Besprechung dauern wird, und bemühen Sie sich, diese Zeitspanne einzuhalten. Wenn sich die Besprechung aufgrund eines dringenden Ereignisses verzögert, wissen sie, dass Sie sie für etwas Wichtiges einplanen und nicht ihre Zeitpläne missachten.
  • Teilen Sie die Tagesordnung vor der Besprechung mit – Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter auf jede Besprechung, an der sie teilnehmen, gründlich vorbereitet sind, und das sollte auch bei Vertriebsmeetings so sein. Indem Sie ihnen die Tagesordnung vor der Besprechung zukommen lassen, geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Fragen zu überdenken und zu priorisieren. Dadurch können sie sich auf das vorbereiten, was von ihnen erwartet wird, und alle wichtigen Themen mitteilen, die möglicherweise einen zusätzlichen Tagesordnungspunkt rechtfertigen.

Fazit

Vertriebsmeetings sind ein wesentlicher, wenn auch relativ kleiner Teil des Tagesablaufs Ihrer Mitarbeiter. Richtig entwickelt, können die Tagesordnungen von Vertriebsbesprechungen (und die darauf folgenden Diskussionen) einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität, die Effizienz und den Erfolg Ihrer Mitarbeiter haben.

Die richtige Umsetzung der gelehrten Praktiken kann Zeit und Geduld in Anspruch nehmen. Vertriebsleiter und -manager benötigen viel Erfahrung, um das nötige Know-How zu sammeln und Ihre Vertriebsprozesse bestmöglich zu optimieren. Der erste Schritt kann allerdings jederzeit gemacht werden und nach dem Lesen unserer zweiteiligen Blogreihe zu dem Thema, sind sie garantiert auf dem richtigen Weg!

Hermina Deiana
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