10 Strategien zum Aufbau eines erfolgreichen funktionsübergreifenden Teams - Teil 2
„Sales Excellence” powered by Rocking Sales, dem Blog zum Thema Vertrieb
In dem ersten Teil unserer zweiteiligen Blogreihe zum Thema funktionsübergreifende Teams sind wir auf die Vorteile und Herausforderungen eingegangen, welche im Zusammenhang mit dem Aufbau einer solchen Ausrichtung stehen.
Der Aufbau einer teamübergreifenden Ausrichtung ist nicht ohne Wachstumsschmerzen möglich, aber es gibt einige bewährte Methoden, um die Barrieren zu überwinden. Hier sind 10 wirksame Strategien, die Sie als Manager anwenden oder als Mitarbeiter empfehlen können, um sicherzustellen, dass ihre funktionsübergreifenden Teams ihre Ziele erreichen:
1. Wählen Sie Teamleiter mit starken Kommunikationsfähigkeiten
Das Herzstück eines wirklich funktionsübergreifenden Teams ist eine gute Kommunikation, denn der Erfolg hängt vom konsequenten Austausch von Perspektiven, Erkenntnissen und Problemen ab. Die Teamleiter sollten sorgfältig ausgewählt werden und über außergewöhnliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen, die es ihnen ermöglichen, mit gutem Beispiel voranzugehen. Diese Personen sollten nachweislich in der Lage sein, in ihrem eigenen Team klar, effektiv und effizient zu kommunizieren.
Kommunikation ist für nahezu jeden Bereich Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, aber besonders wichtig ist sie für funktionsübergreifende Teams, da jede Abteilungsfunktion oft ihre eigene Terminologie und ihre eigenen Konzepte hat. In einem solchem Team können beispielsweise Mitarbeiter aus den Bereichen Vertrieb, Marketing, Finanzen, Personalwesen und Produktentwicklung zusammenarbeiten, wobei die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen möglicherweise nicht dasselbe Verständnis der teamspezifischen Fachsprache haben. Ein Produktentwickler weiß vielleicht nur sehr wenig über die Funktionsweise einer Vertriebs-Pipeline, muss sich aber innerhalb seines funktionsübergreifenden Teams schnell in diese einarbeiten, um ein bestimmtes Projekt abzuschließen.
Teamleiter sollten in der Lage sein, potenzielle Unklarheiten zu erkennen und alle Beteiligten dazu ermutigen, mit Geduld und Einfühlungsvermögen zu kommunizieren. Sie sollten aktiv daran arbeiten, ihren Teammitgliedern die Angst zu nehmen, grundlegende Fragen zu unbekannten Konzepten zu stellen, und sie sollten die Definitionen der häufig verwendeten Fachsprache dokumentieren und weitergeben. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass alle Beteiligten engagiert und gut informiert sind und ihr Bestes geben können.
2. Bilden Sie ein vielfältiges Team
Die Menschen, die Ihr Unternehmen als Ganzes bilden, sollten die Welt um sie herum widerspiegeln, mit unterschiedlichen Hintergründen, Perspektiven, Erfahrungen und Werten. Ein starkes, funktionsübergreifendes Team sollte genau dieses Maß an Vielfalt repräsentieren, mit Mitarbeitern verschiedener Rassen, Geschlechter, Standorte, Fähigkeiten, Dienstalter, Altersgruppen und mehr.
80 % der Befragten geben an, dass sie für ein Unternehmen arbeiten möchten, das Wert auf Initiativen für Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration (DEI) legt, da diese für ein gesundes Arbeitsumfeld unerlässlich sind. Achten Sie bei der Zusammenstellung Ihres Teams darauf, dass Sie bewusst Mitarbeiter auswählen, die einzigartige Qualitäten mitbringen. Damit zeigen Sie Ihr Engagement für das Zugehörigkeitsgefühl Ihrer Mitarbeiter und die Erfahrung von Fairness in Ihrem Unternehmen. Und je vielfältiger Ihr funktionsübergreifendes Team ist, desto mehr wertvolle, unterschiedliche Stimmen und Sichtweisen können zur Problemlösung und Strategieumsetzung beitragen.
3. Beziehen Sie Einflussnehmer und Fachexperten ein
Jede Person in Ihrem funktionsübergreifenden Team bringt eine Reihe von besonderen Stärken mit, die Sie nutzen sollten. Vielleicht haben Sie einen Betriebsleiter, der die entscheidenden Prozesse Ihres Unternehmens von Anfang an entwickelt und optimiert hat. Diese Person ist in der einzigartigen Lage, andere funktionsübergreifende Teammitglieder aus erster Hand zu beraten, wie sie ineffiziente Arbeitsabläufe reduzieren oder ihre eigenen Prozesse besser an das Gesamtbild anpassen können.
Die Weitergabe von Wissen ist für den Erfolg Ihres Teams von entscheidender Bedeutung. Daher sollten Sie darauf achten, dass Sie Spezialisten aus jeder Funktion des Unternehmens einbeziehen, die anderen helfen können, ihre früheren Fehler zu vermeiden und ihre Erfolge nachzuahmen.
4. Legen Sie klare Erwartungen und Hauptziele fest
Ihr Team wird ohne einen klaren Fahrplan, der ihm sagt, wohin es gehen soll, nicht sehr weit kommen. Stellen Sie zu Beginn der Teambildung (oder zu Beginn eines neuen Projekts) sicher, dass Sie genau umreißen, was das Team erreichen soll, und halten Sie dies schriftlich fest. Legen Sie transparente Erwartungen an jedes Teammitglied fest, damit jeder weiß, wofür er verantwortlich ist und wann die Arbeit fällig ist.
Genauso wichtig ist es, zu kommunizieren, wie die Arbeit jedes einzelnen Teammitglieds zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt, da dies das Engagement der Teammitglieder aufrechterhält und sie an die Aufgabe des Teams bindet. Nehmen Sie sich die Zeit, Meilensteine festzulegen, die den Fortschritt des Einzelnen auf dem Weg zu den großen Zielen widerspiegeln, und zeigen Sie auf diesem Weg Ihre Wertschätzung. Immerhin geben ein Großteil der Mitarbeiter an, dass sie den Arbeitsplatz wechseln würden, wenn sie keine angemessene Anerkennung erhalten. Ein Lob an Ihre Teammitglieder ist also im besten Interesse Ihres Unternehmens.
5. Etablieren Sie einen klaren und konsistenten Entscheidungsprozess
Denken Sie daran: Funktionsübergreifende Teammitglieder wollen sich nicht auf Unklarheiten oder Verwirrung einlassen und schon gar nicht durch zeitraubende Besprechungen, in denen nichts erreicht wird, aufgehalten werden. Sie wollen Teil eines selbstbewussten Teams sein, das bei Bedarf schnelle Entscheidungen treffen kann.
Eine Möglichkeit, die Effizienz und Effektivität des Entscheidungsprozesses Ihres Teams zu verbessern, ist der Einsatz von Tools, die alle Daten an einem Ort zusammenführen. Auf diese Weise muss Ihr Team keine Zeit damit verschwenden, Daten erneut in verschiedene Systeme einzugeben, individuelle Aktualisierungen zwischen den einzelnen Abteilungen auszutauschen oder Informationen zu vereinheitlichen, um unterschiedliche Geschäftskontexte zu berücksichtigen. Stattdessen können sie in Echtzeit auf ihre Fortschritte und andere Erkenntnisse zugreifen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen, für die keine unzähligen Meetings erforderlich sind. Die Nutzung der simplen und doch oftmals vergessenen SMART-Methode kann Ihnen auch dabei helfen, klare Ziele und Entscheidungen zu treffen.
6. Psychologische Sicherheit gewährleisten
Im Jahr 2012 startete Google ein Projekt namens Aristoteles, um die Geheimnisse effektiver Teams zu erforschen. Die Studie ergab, dass “psychologische Sicherheit” der wichtigste Faktor für ein leistungsfähiges Team ist. Die psychologische Sicherheit bezieht sich auf die wahrgenommenen Konsequenzen eines zwischenmenschlichen Risikos, z. B. als inkompetent, ignorant, störend oder negativ angesehen zu werden. In einem Team mit hoher psychologischer Sicherheit hat der Einzelne das Gefühl, dass er seine Bedenken mitteilen, seine Meinung äußern oder einen Fehler eingestehen kann, ohne befürchten zu müssen, dass er von seinen Kollegen verspottet oder bestraft wird.
Dies ist ein wichtiges Konzept, wenn wir uns daran erinnern, dass funktionsübergreifende Teams häufig Schwierigkeiten haben, Vertrauen aufzubauen oder Konflikte zu bewältigen. Um diese Hindernisse zu überwinden, sollten Manager für die psychologische Sicherheit ihrer Teams sorgen, indem sie ein stabiles, unterstützendes Umfeld schaffen. Sie sollten mit jedem Teammitglied unter vier Augen sprechen und sie ermutigen, sich ihren Kollegen gegenüber verletzlich zu zeigen; außerdem sollten sie ihnen regelmäßig Mut machen.
7. Einen Rahmen für eine gesunde Konfliktlösung schaffen
Konflikte sind eine Realität für jedes professionelle Team, und die Reibung kann in funktionsübergreifenden Teams noch deutlicher sein. Bedenken Sie, dass diese Teammitglieder in erster Linie in verschiedenen Abteilungen arbeiten, von denen jede ihre eigenen Ziele, Prioritäten und Probleme hat, so dass es manchmal zu Konkurrenz und Meinungsverschiedenheiten kommen kann, wenn man sie zusammenbringt.
Konflikte sind jedoch nicht immer eine völlig negative Facette der funktionsübergreifenden Teamstruktur: Wenn sie richtig gehandhabt werden, bieten Konflikte sogar eine großartige Gelegenheit zur respektvollen Problemlösung und zum Aufbau von zwischenmenschlichen Beziehungen. Außerdem wird ein solider Rahmen für die Konfliktlösung die Teammitglieder dazu anregen, offen und ehrlich über abweichende Meinungen zu sprechen, anstatt sie zu verschweigen und verbittert oder nachtragend gegenüber ihren Kollegen zu werden.
Wenn Sie Ihr Team aufbauen, geben Sie den einzelnen Mitarbeitern einen klaren Rahmen an die Hand, an den sie sich halten können, wenn die Dinge anfangen, kämpferisch zu werden. Geben Sie detaillierte Beispiele, die zeigen, wie sie mit Meinungsverschiedenheiten umgehen sollten, und ermutigen Sie sie, ihre Differenzen mit Einfühlungsvermögen und Verständnis zu lösen, anstatt sie unter den Teppich zu kehren. Diese Erlaubnis, Probleme zwischen Kollegen auf strukturierte und gesunde Weise zu lösen, wird den Teammitgliedern helfen, ihre Bindungen zu stärken und eine kohärentere Einheit zu bilden.
8. Fördern Sie eine gute Kommunikation zwischen den Teammitgliedern
Neben der Auswahl sehr kommunikativer Teamleiter ist es auch wichtig, eine konsistente, effektive Kommunikation unter den anderen Mitgliedern zu fördern. Viele der Mitglieder eines funktionsübergreifenden Teams interagieren nicht regelmäßig miteinander, daher ist es wichtig, Wege für die Zusammenarbeit zu finden.
Unternehmenseigene Chat-Anwendungen (wie Slack) sind ein guter Anfang, da sie den Teammitgliedern eine nahtlose Kommunikation ermöglichen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Aber sie brauchen auch umfassendere Tools, die ihnen helfen, ihre Ziele und Zeitpläne abzustimmen und schnell auf ihre Kommunikationshistorie zuzugreifen, ohne dass sie ständig Nachrichten hin- und herschicken müssen.
Einige moderne Plattformen fungieren als zentraler Knotenpunkt für die interne und externe Abstimmung, so dass die Teammitglieder an einem einzigen Ort Dokumente erstellen, aktualisieren und miteinander zusammenarbeiten können. Sie bieten Klarheit für ansonsten verwirrende Aktivitäten, so dass funktionsübergreifende Teams so effizient wie möglich auf dieselben Ziele hinarbeiten können.
9. Organisieren Sie kurze und effiziente Besprechungen
Die Mitglieder funktionsübergreifender Teams haben bereits ihr eigenes Tagesgeschäft zu bewältigen, so dass der letzte Gedanke, den ein wichtiges Meeting hervorrufen sollte, lautet: “Das hätte man auch per E-Mail machen können.” Obwohl funktionsübergreifender Erfolg für jedes Team im gesamten Unternehmen von Vorteil ist, sollten Manager bedenken, dass er den teilnehmenden Mitgliedern etwas mehr Aufwand abverlangt, weshalb Besprechungen kurz und knapp gehalten werden sollten.
Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre funktionsübergreifenden Teamsitzungen nicht übermäßig lang sind, besteht darin, der Problemlösung den Vorrang vor offenen Diskussionen zu geben. Einzelne Mitarbeiter sollten sich auf die Besprechungen vorbereiten, indem sie bestimmte Probleme identifizieren und einige mögliche Lösungen aufschreiben und diese dann der Gruppe vor der Zeit mitteilen. So hat jeder die Möglichkeit, über die beste Vorgehensweise nachzudenken und zu überlegen, wie er zur Lösung beitragen kann. Alternativ können Sie sich auch gerne unseren zweiteiligen Blogbeitrag zum Thema “Plannung eines wirkungsvollen Vertriebsmeetings” durchlesen.
10. Das Projekt immer wieder neu bewerten
Unabhängig davon, ob Sie ein funktionsübergreifendes Team für die Durchführung eines bestimmten Projekts oder für eine langfristige, kontinuierliche Zusammenarbeit bilden, ist es wichtig, flexibel und anpassungsfähig zu bleiben. Die Teammitglieder aus den einzelnen Abteilungen werden ihr Wissen über die anderen Unternehmensfunktionen weiter ausbauen und so in der Lage sein, Feedback über deren operative Effizienz zu geben.
Die Manager sollten sich nicht zu sehr auf die erste Iteration des Teams konzentrieren. Sie sollten den Fortschritt und die Leistung des Teams sorgfältig bewerten und die Prozesse, Erwartungen und sogar die vom Team verwendeten Tools anpassen, um die Ergebnisse zu verbessern. Wenn das Team beispielsweise Schwierigkeiten hat, Termine einzuhalten oder qualitativ hochwertige Arbeit abzuliefern, muss der Manager möglicherweise weitere Mitglieder einstellen oder den Zeitplan anpassen.
Fazit
Wie Sie in unserer zweiteiligen Blogreihe entnehmen konnten, ist der Aufbau eines funktionsübergreifenden Teams, geschweige denn eines erfolgreichen, schwierig und mit einigen Herausforderungen verbunden. Trotz der anfänglichen Komplikationen lohnt sich der Zweitaufwand langfristig gesehen aber dennoch.
Beseitigen Sie Abteilungssilos, die durch manuelle Arbeitsabläufe, uneinheitliche Daten und aneinander gereihte Einzellösungen entstehen. Um die teamweite Ausführung zu verbessern, verbindet die Outreach Sales Execution Platform Ihre Vertriebsaktivitäten mit den Ergebnissen, um die effektivsten Arbeitsabläufe zu identifizieren, Geschäftsrisiken proaktiv zu beheben und mehr Geschäfte mit größerer Vorhersagbarkeit abzuschließen. Wenn Sie mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen haben sollen, raten wir Ihnen dazu, sich mit funktionsübergreifenden Teams zu beschäftigen und die Mühen auf sich nehmen. Nur so können Sie für einen einheitlich starken Workflow sorgen und sich von Ihrer Konkurrenz absetzen. Wir wünsche viel Erfolg!
